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一、在做年度結轉前要做好備份，備份步驟如下：  
1、進入系統(tǒng)管理，點注冊。  
2、注冊用戶名，再點確定。  
3、再點擊菜單欄中的“賬套”，下拉菜單中選擇“輸出”  
4、選擇我們所要備份的賬套，選擇之后點確認。  
5、稍后系統(tǒng)會出現(xiàn)畫面，如果電腦配置較低，系統(tǒng)會有短暫的沒有響應，只要繼續(xù)等下去就可，系統(tǒng)在壓縮數(shù)據(jù)庫。  
6、數(shù)據(jù)備份完成后，彈出如下對話框，我們再選擇自己所要保存數(shù)據(jù)的路徑即可。  
7、選擇路徑時，一定要確定所選文件夾為打開狀態(tài)，只要雙擊要保存的文件夾，再點確認即可完成備份。  
8、備份完成，如果要將數(shù)據(jù)拷貝到U盤，直接找到備份文件夾，復制到U盤即可。  
 
二、完成數(shù)據(jù)備份后，進行建立新年度的年度賬。  
1、進入系統(tǒng)管理，點“系統(tǒng)”下拉菜單中的“注冊”；用戶名選擇要做賬套的賬套主管的名字，一般為操作員自己的名字；選擇要做的賬套；會計年度選擇上一年的年度。如果要做2006年的年度賬，就選2005年。選好后點確定。 
2、在菜單欄中選年度賬，在下拉菜單中選“建立” 
3、點確認，接著點是。  
4、系統(tǒng)會出現(xiàn)畫面，用戶只要耐心等待即可，根據(jù)電腦性能不同，花的時間也不同。  
5、建立完成后，系統(tǒng)會彈出畫面，表示建立成功。  
 
三、結轉上年數(shù)據(jù)  
注：在用友軟件中，年度賬建立完成后，并不代表著直接可以進行下一年度的賬務操作，此時系統(tǒng)只結轉了會計科目，客戶檔案，存貨檔案等基礎檔案，沒有任何上年數(shù)據(jù)。上年度數(shù)據(jù)的結轉需要我們進一步的操作。  
1、進入系統(tǒng)管理，點“系統(tǒng)”下拉菜單中的“注冊”；用戶名選擇要做賬套的賬套主管的名字，一般為操作員自己的名字；選擇要做的賬套；會計年度選擇本年的年度。如果要結轉2005年的年度期末數(shù)據(jù)，此時要選2006年。選好后點確定  
2、在菜單欄中選年度賬，在下拉菜單中選“結轉上年數(shù)據(jù)  
3、注：因為版本的不一樣，此時選擇也不一樣，  
（1）如果是財務通基礎版，直接選擇總賬系統(tǒng)結轉即可；  
（2）如果是財務通版準版或者套裝版，并且本賬套使用了固定資產(chǎn)、工資模塊。先要結轉固定資產(chǎn)和工資系統(tǒng)，兩者沒有先后順序；后結轉總賬系統(tǒng)。  
（3）如果是TONG2005的版本，并且使用了購銷存，就按照如圖所示，按順序從上到下結轉。  
（4）因為結轉都比較簡單，在此我們只以結轉總賬系統(tǒng)為例加以說明。  
4、在結轉上年數(shù)據(jù)中選擇總賬系統(tǒng)結轉，  
5、點確認  
6、確認后系統(tǒng)彈出對話框，如果客戶要進行賬齡分析，并且每個月進行了賬齡兩清的操作，就選擇明細方式結轉；如果不需要賬齡分析，選余額方式。  
注：一般建議選擇余額方式結轉，明細方式結轉如果操作不當容易出錯！  
7、經(jīng)過結轉后，系統(tǒng)會彈出一個結轉報告，提示你正確的結轉科目和錯誤的結轉科目，如果有錯誤的，要查清楚原因。  
8、如果沒有問題，稍等就可以進行用下年度的時間進去進行新年度的賬務操作了。  
9、新的年度的報表，只要重新把原來的報表復制一份，在報表系統(tǒng)打開，進行賬套初始后就可以重新計算了。